Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG 1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich? Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Be In Houses, bekannt unter dem Namen und der Marke „BE IN HOUSES“ (im Folgenden „BE IN HOUSES“), ein Anbieter von Dienstleistungen im Bereich der Verwaltung der Ferienvermietung, der in diesem Zusammenhang entscheidet, welche Daten erhoben werden, die Art der Verarbeitung und die Zwecke, für die die Daten verwendet werden. BE IN HOUSES ist dafür verantwortlich, die Übereinstimmung der Verarbeitung mit den geltenden Vorschriften zu überwachen, Auskünfte zu erteilen und mit der Nationalen Datenschutzkommission zusammenzuarbeiten. BE IN HOUSES kann über die verfügbaren Kanäle kontaktiert werden, wie beispielsweise unter [Telefonnummer bitte eintragen] oder per E-Mail an mailto:info@beinhouses.com. 2. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet und wie werden sie erhoben? Personenbezogene Daten sind alle Informationen jeglicher Art und auf jedem Träger, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar gilt eine Person, die direkt oder indirekt durch jegliches Element identifiziert werden kann, das es ermöglicht, ihre Identität festzustellen. Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Postanschrift, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Personal- und Steuerausweisdaten, Steuer- und Rechnungsdaten, Bankdaten (sofern dies für die Abwicklung von Zahlungen oder Rückerstattungen erforderlich ist), Daten über Website-Besuche oder elektronisch übermittelte Mitteilungen sowie Informationen zu Buchungen, Aufenthalten und gebuchten Dienstleistungen. Die Datenschutzbestimmungen gelten ausschließlich für die Erhebung von Daten natürlicher Personen und beziehen sich nicht auf Daten von Unternehmen oder anderen juristischen Personen. Im Rahmen der Vertragserfüllung kann es jedoch vorkommen, dass personenbezogene Daten von Eigentümern, Gästen, Gesellschaftern, Geschäftsführern und/oder Mitarbeitern von Partnerunternehmen erhoben werden. Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen des Vertragsabschlusses für unsere Dienstleistungen im Bereich der Verwaltung der Ferienvermietung (einschließlich Buchungen über Plattformen wie Booking.com, Airbnb oder VRBO) oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf einen möglichen Vertragsabschluss und erstreckt sich auf Dritte, sofern dies für die ordnungsgemäße Erbringung der Dienstleistungen erforderlich ist. 3. Wie und auf welcher Rechtsgrundlage verwenden wir personenbezogene Daten? Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für vorvertragliche Maßnahmen, zur Erfüllung des Vertrags über die Verwaltung der Ferienvermietung oder der Buchung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (insbesondere steuerlicher Verpflichtungen und der Gästebuchungspflicht) und für Direktmarketing (auf der Grundlage des berechtigten Interesses), wie nachstehend erläutert. Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um vom Kunden oder Eigentümer angeforderte Informationen bereitzustellen und um das Vertragsverhältnis zu gestalten und zu verwalten. Ihre Daten werden außerdem zur Einhaltung der Steuergesetze, der Vorschriften zur Registrierung für Ferienvermietung sowie der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verarbeitet, ebenso wie zur Erfüllung unserer gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und risikomanagementbezogenen Verpflichtungen. Die Rechtsgrundlagen für die Verwendung sind: • Einwilligung: wenn die betroffene Person ihre freie, informierte, spezifische und unmissverständliche Einwilligung schriftlich oder mündlich erteilt.     • Vorvertragliche Maßnahmen: wenn Sie uns eine Anfrage per E-Mail, über die Website, WhatsApp oder ein anderes verfügbares Formular senden, um Informationen oder Angebote zu unseren Verwaltungsdienstleistungen für Ferienvermietung anzufordern.     • Vertragsdurchführung: wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung des Vertrags über die Verwaltung der Ferienvermietung mit dem Eigentümer oder für die Abwicklung der Buchung und des Aufenthalts des Gastes erforderlich ist. • Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung: wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, wie beispielsweise der Verpflichtung zur Identifizierung und Registrierung von Gästen, der Zahlung der kommunalen Touristensteuer (TMT) oder der Übermittlung von Daten an Polizei-, Justiz-, Steuer- oder Aufsichtsbehörden.     • Berechtigtes Interesse: wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten einem berechtigten Interesse von BE IN HOUSES entspricht, wie beispielsweise die Verarbeitung von Daten zur Verbesserung der Servicequalität sowie aus Marketing- und Werbezwecken im Zusammenhang mit den Verwaltungsdienstleistungen für Ferienvermietung. Bei der Anmeldung zum Newsletter oder zu anderen kostenlosen Inhalten werden personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer für Zwecke des Direktmarketings im Zusammenhang mit der Tätigkeit von BE IN HOUSES erhoben. Es wird davon ausgegangen, dass die Verwendung der Daten zu diesem Zweck keine Interessen, Rechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person beeinträchtigt. In jedem Fall hat die betroffene Person stets die Möglichkeit, den Erhalt weiterer Werbung abzulehnen. 4. Wer sind die betroffenen Personen? Die natürliche Person, auf die sich die Daten beziehen – insbesondere Gäste, Immobilienbesitzer oder deren Vertreter –, auch wenn sie eine juristische Person vertritt, und die die Dienstleistungen von BE IN HOUSES in Anspruch genommen hat oder die Absicht bekundet, diese in Anspruch zu nehmen, über die Website oder auf anderem Wege, selbst wenn dies lediglich durch das Absenden einer Kontaktanfrage erfolgt. 5. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet? BUCHUNGSVERWALTUNG (GÄSTE): Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer oder Ausweisnummer (sofern dies aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung zur Gästeerfassung erforderlich ist), Anschrift, Check-in-/Check-out-Daten. VERWALTUNG DER FERIENVERMIETUNGEN (EIGENTÜMER): Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer, Steueranschrift, Bankverbindung (zum Zwecke der Rechnungsstellung und Überweisung), Ausweisdokument, Angaben zur Immobilie und zur Registrierung für Ferienvermietung. AUSFÜLLEN DES KONTAKTFORMULARS: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. TERMINVEREINBARUNG FÜR EIN TREFFEN/EINE BESICHTIGUNG: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. NEWSLETTER: E-Mail-Adresse. KOMMUNALE TOURISTENSTEUER (TMT): Angaben zu den Gästen, die zur Erfüllung der Meldepflichten gegenüber den zuständigen Gemeinden erforderlich sind. [Hinweis: Dieser Abschnitt muss überarbeitet und angepasst werden, sobald BE IN HOUSES die konkreten Tools und Plattformen festgelegt hat, die auf der Website und im Buchungsprozess verwendet werden.] 6. Wie lange verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten? Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange verarbeitet, wie es zur Erfüllung des festgelegten Zwecks erforderlich ist, und zwar je nach Fall insbesondere:     • Rechnungen, Quittungen und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre lang, soweit die Daten zur Übermittlung an die Steuerbehörde für buchhalterische oder steuerliche Zwecke erforderlich sind.     • Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Buchungshistorie oder der mit dem Kunden/Eigentümer geführte Schriftverkehr: während der Dauer des Vertragsverhältnisses zuzüglich 20 Jahren, da dies die Verjährungsfrist für die vertragliche zivilrechtliche Haftung gemäß Artikel 21 Absatz 3 der DSGVO ist.     • Gesetzlich vorgeschriebene Gästebuchdaten: für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gemäß den geltenden Rechtsvorschriften. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht für einen anderen, weiterhin bestehenden Zweck aufbewahrt werden müssen. 7. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter? Ihre personenbezogenen Daten werden nicht verkauft, vermietet oder Dritten zu kommerziellen Zwecken zur Verfügung gestellt. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte gemäß den geltenden vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen ist beschränkt auf:     • Öffentliche Stellen, insbesondere, aber nicht beschränkt auf die Steuerbehörde, die Sozialversicherung, Stadtverwaltungen (zum Zwecke der Kurtaxe und der Registrierung von Ferienvermietungen) sowie weitere.     • Buchungsplattformen, über die die Dienstleistungen angeboten werden, wie Booking.com, Airbnb und VRBO. • Fachkräfte, die im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder eines Dienstleistungsvertrags mit BE IN HOUSES zusammenarbeiten.     • Dienstleister von BE IN HOUSES, insbesondere im IT-Bereich hinsichtlich der Installation und Wartung der verwendeten Software, sowie Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Marketing, Kundenmanagement, Buchhaltung und Rechtsberatung. Falls erforderlich oder vorgeschrieben, können personenbezogene Daten auch an Aufsichtsbehörden, Gerichte und amtliche Stellen weitergegeben werden. Auch wenn dies unwahrscheinlich ist, können wir verpflichtet sein, Ihre Daten offenzulegen, um gesetzlichen Anforderungen nachzukommen. Wir werden uns in angemessener Weise bemühen, Sie vor einer solchen Weitergabe zu benachrichtigen, es sei denn, wir sind gesetzlich daran gehindert. 8. Wie schützen wir personenbezogene Daten? Es sind angemessene, notwendige und ausreichende logische, physische, organisatorische und sicherheitstechnische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, Veränderung, Weitergabe, unbefugtem Zugriff oder jeder anderen Form einer versehentlichen oder unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. 9. In welche Länder übermitteln wir personenbezogene Daten? Falls die Erbringung von Dienstleistungen die Nutzung externer Plattformen (wie Buchungsplattformen) oder die Interaktion mit außerhalb Portugals ansässigen Unternehmen beinhaltet, kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer zu übermitteln. Sofern solche Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) und in Länder erfolgen, für die kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, erfolgt die Verarbeitung unter strikter Einhaltung von Kapitel V der DSGVO, wobei die Anwendung geeigneter Schutzmaßnahmen gewährleistet wird, wie z. B. von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, für Unternehmen verbindliche Vorschriften oder andere durch das geltende Recht anerkannte Garantien. In jedem Fall wird der Kunde, soweit möglich, über die Kategorien der Empfänger und die zum Schutz seiner Daten getroffenen Sicherheitsmaßnahmen informiert. 10. Setzen wir Automatisierungstechnologie und/oder künstliche Intelligenz ein? Im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen und der Verwaltung der Beziehungen zu Gästen und Eigentümern können wir auf technologische Tools zurückgreifen, die Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) beinhalten, insbesondere zum Zwecke des Kundensupports, der Personalisierung der Kommunikation, der Optimierung interner Prozesse und/oder der Datenanalyse. Sofern der Einsatz dieser Technologien die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet, erfolgt diese auf der Grundlage einer für den jeweiligen Einzelfall rechtlich zulässigen Rechtsgrundlage, wobei sichergestellt wird, dass keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen werden, die rechtliche Wirkungen entfalten oder die betroffenen Personen erheblich beeinträchtigen, ohne dass ein wesentlicher menschlicher Eingriff erfolgt, gemäß Artikel 22 der DSGVO. Sollten KI-Systeme von Dritten genutzt werden, stellen wir sicher, dass diese Anbieter die in der Europäischen Union geltenden Datenschutzstandards einhalten und dass geeignete vertragliche und technische Maßnahmen getroffen werden, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten. 11. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben? • Auskunftsrecht – Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, welche Ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sowie Auskunft über diese Daten zu erhalten.     • Recht auf Berichtigung – Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese fehlerhaft oder veraltet sind, oder zu verlangen, dass unvollständige Daten vervollständigt werden.     • Recht auf Löschung der Daten oder „Recht auf Vergessenwerden“ – umfasst das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu erwirken, sofern keine berechtigten Gründe für deren Aufbewahrung vorliegen.     • Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren digitalen Format zu erhalten oder die direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen Dritten zu verlangen, der damit zum neuen Verantwortlichen wird.     • Recht auf Widerruf der Einwilligung oder Widerspruchsrecht – Sie haben das Recht, der Datenverarbeitung jederzeit zu widersprechen oder Ihre Einwilligung zu widerrufen.     • Recht auf Einschränkung – Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sei es in Form einer Aussetzung der Verarbeitung oder einer Beschränkung des Umfangs der Verarbeitung auf bestimmte Datenkategorien oder Zwecke.     • Recht auf Beschwerde – Sie haben das Recht, zusätzlich zum Unternehmen eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, der CNPD, einzureichen. Die Ausübung dieser Rechte ist kostenlos, es sei denn, es handelt sich um einen offensichtlich unbegründeten oder übermäßigen Antrag; in diesem Fall kann unter Berücksichtigung der Kosten eine angemessene Gebühr erhoben werden. Die Auskünfte sind schriftlich zu erteilen, können jedoch auf Ihren Wunsch auch mündlich erteilt werden. Die Beantwortung der Anfragen muss innerhalb einer Frist von höchstens 30 Tagen erfolgen, es sei denn, es handelt sich um eine besonders umfangreiche oder komplexe Anfrage. Üben Sie Ihre Rechte über die folgende Adresse aus: mailto:info@beinhouses.com. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, der CNPD (www.cnpd.pt (http://www.cnpd.pt/)), einzureichen, falls Sie der Ansicht sind, dass die Anforderungen der DSGVO oder der geltenden nationalen Rechtsvorschriften in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten nicht eingehalten wurden. Unsere Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden; wir werden uns bemühen, Sie über Änderungen zu informieren, empfehlen Ihnen jedoch, diese vor der Vornahme einer Buchung oder dem Abschluss eines Vertrags zu lesen.