Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ 1. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ? Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est Be In Houses, désignée sous le nom et la marque commerciale « BE IN HOUSES » (ci-après « BE IN HOUSES »), qui fournit des services de gestion d’Hébergement Local et, dans ce cadre, détermine les données collectées, les moyens de traitement et les finalités pour lesquelles les données sont utilisées. BE IN HOUSES est chargée de veiller à la conformité du traitement avec les normes applicables, de fournir des explications et de coopérer avec la Commission nationale de la protection des données. BE IN HOUSES peut être contactée par les moyens mis à disposition, tels que les coordonnées [numéro de téléphone à compléter] ou mailto:info@beinhouses.com. 2. Quelles sont les données à caractère personnel collectées et traitées, et comment sont-elles obtenues ? Les données à caractère personnel désignent toute information, de quelque nature que ce soit et sur quelque support que ce soit, relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Est considérée comme identifiable toute personne pouvant être identifiée, directement ou indirectement, par tout élément permettant de l’identifier. Les données à caractère personnel traitées comprennent notamment le nom, les coordonnées, l’adresse postale, les adresses e-mail, les numéros de téléphone, les documents d’identité civile et fiscale, les informations fiscales et les données de facturation, les coordonnées bancaires (lorsqu’elles sont nécessaires au traitement des paiements ou des remboursements), les données relatives aux visites sur le site web ou aux communications envoyées par voie électronique, ainsi que les informations concernant les réservations, les séjours et les services souscrits. Les règles de protection des données ne s’appliquent qu’à la collecte de données relatives aux personnes physiques ; elles ne concernent pas les données relatives aux entreprises ni aux autres personnes morales. Toutefois, dans le cadre de l’exécution du contrat, il est possible que des données à caractère personnel relatives aux propriétaires, aux hôtes, aux associés, aux dirigeants et/ou aux employés d’entreprises partenaires soient collectées. La collecte des données à caractère personnel s’inscrit dans le cadre de la procédure de souscription à nos services de gestion d’Hébergement Local (y compris les réservations effectuées via des plateformes telles que Booking.com, Airbnb ou VRBO) ou des démarches précontractuelles en vue d’une éventuelle conclusion de contrat, et s’étend à des tiers lorsque cela est nécessaire à la bonne exécution des services à fournir. 3. Comment et sur quelle base utilisons-nous les données à caractère personnel ? Les données à caractère personnel collectées sont utilisées dans le cadre des démarches précontractuelles, pour l’exécution du contrat de gestion d’Hébergement Local ou de réservation, ainsi que pour le respect des obligations légales (notamment fiscales et d’enregistrement des hôtes) et à des fins de marketing direct (sur la base de l’intérêt légitime), comme expliqué ci-dessous. Les données à caractère personnel sont traitées afin de fournir les informations demandées par le client ou le propriétaire et de pouvoir orienter et gérer la relation contractuelle. Vos données sont également traitées afin de respecter la législation fiscale, celle relative à l’enregistrement de l’Hébergement Local et celle relative au blanchiment d’argent et au financement du terrorisme, ainsi que pour remplir nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques. Les fondements juridiques du traitement sont les suivants : • Consentement : lorsque la personne concernée donne son consentement libre, éclairé, spécifique et sans équivoque, par écrit ou verbalement.     • Mesures précontractuelles : lorsque vous nous envoyez une demande d’informations par e-mail, via notre site web, sur WhatsApp ou via tout formulaire disponible, afin de demander des informations ou des devis concernant nos services de gestion de l’Hébergement Local.     • Exécution d’un contrat : lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution du contrat de gestion d’Hébergement Local conclu avec le propriétaire, ou à la gestion de la réservation et du séjour du client. • Respect d’une obligation légale : lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour respecter une obligation légale, telle que l’obligation d’identification et d’enregistrement des clients, le paiement de la taxe touristique municipale (TMT), ou la communication de données aux autorités policières, judiciaires, fiscales ou de régulation.     • Intérêt légitime : lorsque le traitement des données à caractère personnel répond à un intérêt légitime de BE IN HOUSES, tel que le traitement des données visant à améliorer la qualité du service et à des fins de marketing et de publicité liées aux services de gestion de l’Hébergement Local. Lorsque vous vous abonnez à la newsletter ou à d’autres contenus gratuits, des données à caractère personnel telles que le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont collectées à des fins de marketing direct lié à l’activité de BE IN HOUSES. L’utilisation des données à cette fin n’est pas considérée comme portant atteinte aux intérêts, droits ou libertés fondamentaux de la personne concernée. Quoi qu’il en soit, la personne concernée a toujours la possibilité de ne plus recevoir de publicité. 4. Qui sont les personnes concernées ? L’utilisateur, personne physique concernée par les données — notamment les hôtes, les propriétaires de biens immobiliers ou leurs représentants — même s’il agit au nom d’une personne morale, et qui a fait appel ou manifeste l’intention de faire appel aux services de BE IN HOUSES, via le site web ou par d’autres moyens, ne serait-ce qu’en soumettant une simple demande de contact. 5. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel traitées ? GESTION DES RÉSERVATIONS (CLIENTS) : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro d’identification fiscale ou pièce d’identité (lorsque cela est requis par une obligation légale d’enregistrement des clients), adresse, données d’arrivée et de départ. GESTION DE L'HÉBERGEMENT LOCAL (PROPRIÉTAIRES) : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro d'identification fiscale, adresse fiscale, coordonnées bancaires (à des fins de facturation et de virement), pièce d'identité, informations relatives au bien immobilier et à l'enregistrement en tant que Hébergement Local. REMPLISSAGE DU FORMULAIRE DE CONTACT : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone. PRISE DE RENDEZ-VOUS POUR UNE RÉUNION/VISITE : nom, adresse e-mail et numéro de téléphone. NEWSLETTER : adresse e-mail. TAXE TURISTIQUE MUNICIPALE (TMT) : données des hôtes nécessaires au respect des obligations déclaratives auprès des communes compétentes. [Remarque : cette section devra être revue et adaptée dès que BE IN HOUSES aura défini les outils et plateformes concrets utilisés sur le site web et dans le processus de réservation.] 6. Pendant combien de temps traitons-nous vos données à caractère personnel ? Vos données à caractère personnel ne sont traitées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité définie et, selon le cas, notamment :     • Factures, reçus et documents comptables : pendant 10 ans, les données nécessaires à la communication d’informations à l’administration fiscale à des fins comptables ou fiscales.     • Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et historique des réservations ou des communications échangées avec le client/propriétaire : pendant la durée de la relation contractuelle, prolongée de 20 ans, ce qui correspond au délai de prescription de la responsabilité civile contractuelle, conformément aux dispositions de l’article 21, paragraphe 3, du RGPD.     • Données d’enregistrement des clients requises par obligation légale : pendant la durée de conservation exigée par la législation applicable. À l’expiration de la période de conservation correspondante, les données seront supprimées ou anonymisées, dans les cas où elles ne doivent pas être conservées à d’autres fins pouvant subsister. 7. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ? Vos données à caractère personnel ne sont ni vendues, ni louées, ni mises à la disposition de tiers à des fins commerciales. Le partage de vos données à caractère personnel avec des tiers, conformément aux dispositions contractuelles et légales en vigueur, est limité à :     • Des organismes publics, notamment, mais sans s’y limiter, l’administration fiscale, la sécurité sociale, les mairies (aux fins de la taxe sur les mouvements touristiques (TMT) et de l’enregistrement de l’Hébergement Local), entre autres.     • Les plateformes de réservation par l’intermédiaire desquelles les services sont proposés, telles que Booking.com, Airbnb et VRBO. • Les professionnels collaborant avec BE IN HOUSES, dans le cadre d’un contrat de travail ou d’une prestation de services.     • Les prestataires de services de BE IN HOUSES, notamment dans le domaine informatique, en ce qui concerne l’installation et la maintenance des logiciels utilisés, ainsi que les prestataires de services de marketing, de gestion de la clientèle, de comptabilité et de conseil juridique. Lorsque cela est nécessaire ou exigé, les données à caractère personnel peuvent également être partagées avec des autorités de régulation, des tribunaux et des organismes officiels. Bien que cela soit peu probable, nous pourrions être contraints de divulguer vos données afin de nous conformer à des exigences légales. Nous ferons tout ce qui est raisonnablement en notre pouvoir pour vous en informer avant ce partage, sauf si la loi nous en empêche. 8. Comment protégeons-nous les données à caractère personnel ? Des mesures logiques, physiques, organisationnelles et de sécurité appropriées, nécessaires et suffisantes sont mises en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, l’altération, la diffusion, l’accès non autorisé ou toute autre forme de traitement accidentel ou illicite. 9. Vers quels pays transférons-nous les données à caractère personnel ? Si la prestation de services implique l’utilisation de plateformes externes (telles que des plateformes de réservation) ou l’interaction avec des entités établies en dehors du Portugal, il peut s’avérer nécessaire de procéder au transfert de vos données à caractère personnel vers des pays tiers. Chaque fois que de tels transferts ont lieu en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») et vers des pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, le traitement sera effectué dans le strict respect du chapitre V du RGPD, en garantissant la mise en place de mécanismes de protection adéquats, tels que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, des règles contraignantes applicables aux entreprises ou d’autres garanties reconnues par la législation applicable. Dans tous les cas, le client sera informé, dans la mesure du possible, des catégories de destinataires et des mesures de sécurité mises en place pour protéger ses données. 10. Utilisons-nous des technologies d’automatisation et/ou d’intelligence artificielle ? Dans le cadre de la prestation des services et de la gestion des relations avec les hôtes et les propriétaires, nous pouvons recourir à des outils technologiques intégrant des fonctionnalités d’intelligence artificielle (IA), notamment à des fins de service client, de personnalisation des communications, d’optimisation des processus internes et/ou d’analyse des données. Chaque fois que l’utilisation de ces technologies implique le traitement de données à caractère personnel, celui-ci sera effectué sur la base d’une base juridique légalement admissible, au cas par cas, en veillant à ce qu’aucune décision exclusivement automatisée n’entraîne de conséquences juridiques ou n’affecte de manière significative les personnes concernées sans intervention humaine significative, conformément à l’article 22 du RGPD. En cas d’utilisation de systèmes d’IA fournis par des tiers, nous veillons à ce que ces fournisseurs respectent les règles de protection des données applicables dans l’Union européenne et à ce que des mesures contractuelles et techniques appropriées soient adoptées pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations. 11. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ? • Droit d’accès – il s’agit du droit d’obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées, ainsi que des informations les concernant.     • Droit de rectification – il s’agit du droit de demander la rectification de vos données à caractère personnel si elles sont erronées ou obsolètes, ou de demander qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes.     • Droit à l’effacement des données ou « droit à l’oubli » – il s’agit du droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel, à condition qu’il n’existe pas de motifs valables justifiant leur conservation.     • Droit à la portabilité – il s’agit du droit de recevoir les données que vous avez fournies dans un format numérique couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander la transmission directe de vos données à un tiers qui deviendra le nouveau responsable du traitement.     • Droit de retirer son consentement ou droit d’opposition – il s’agit du droit de s’opposer ou de retirer son consentement, à tout moment, à un traitement de données.     • Droit à la limitation – il s’agit du droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, sous la forme d’une suspension du traitement ou d’une limitation de la portée du traitement à certaines catégories de données ou à certaines finalités.     • Droit d’introduire une réclamation – il s’agit du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la CNPD, en plus de celle adressée à l’entreprise. L’exercice de ces droits est gratuit, sauf s’il s’agit d’une demande manifestement infondée ou excessive, auquel cas une redevance raisonnable tenant compte des coûts pourra être facturée. Les informations doivent être fournies par écrit, mais peuvent l’être oralement si vous en faites la demande. La réponse aux demandes doit être fournie dans un délai maximal de 30 jours, sauf s’il s’agit d’une demande particulièrement longue ou complexe. Exercez vos droits à l’adresse suivante : mailto:info@beinhouses.com. Par ailleurs, vous disposez du droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la CNPD (www.cnpd.pt (http://www.cnpd.pt/)), si vous estimez que les exigences du RGPD ou de la législation nationale applicable en matière de données à caractère personnel n’ont pas été respectées. Notre politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment ; nous nous efforcerons de vous informer de ces modifications, mais nous vous recommandons de la lire avant de procéder à toute réservation ou de conclure tout contrat.