Política de Privacidade
POLÍTICA DE PRIVACIDADE
1. Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais?
O responsável pela recolha e tratamento dos seus dados pessoais é Be In Houses, denominada pelo nome e marca comercial "BE IN HOUSES" (doravante "BE IN HOUSES"), que presta serviços de gestão de Alojamento Local e, nesse âmbito, decide quais os dados recolhidos, os meios de tratamento e as finalidades para que os dados são usados. A BE IN HOUSES está responsável pela monitorização da conformidade do tratamento com as normas aplicáveis, pela prestação de esclarecimentos e pela cooperação com a Comissão Nacional da Proteção de Dados.
A BE IN HOUSES poderá ser contactada através dos meios ao dispor, como são os contactos [telefone a preencher] ou mailto:info@beinhouses.com.
2. Quais os dados pessoais recolhidos e tratados e como são obtidos?
Dados Pessoais são toda e qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável. É considerada identificável a pessoa que possa ser identificada direta ou indiretamente por qualquer elemento que permita chegar à sua identificação.
Os dados pessoais tratados incluem, nomeadamente, nome, dados de contacto, morada postal, endereços de correio eletrónico, números de telefone, documentos de identificação civil e fiscal, informação fiscal e dados de faturação, dados bancários (quando aplicável ao processamento de pagamentos ou reembolsos), dados sobre visitas ao website ou comunicações enviadas por via eletrónica, e informações relativas a reservas, estadias e serviços contratados.
As regras de proteção de dados apenas são aplicáveis no que respeita à recolha de dados relativos a pessoas singulares, não dizendo respeito a dados relativos a empresas nem a outras entidades jurídicas. No entanto, no âmbito da execução do contrato existe a eventualidade de serem recolhidos dados pessoais relativos a proprietários, hóspedes, sócios, gerentes e/ou funcionários de empresas parceiras.
A recolha dos dados pessoais é feita enquanto parte do procedimento de contratação dos nossos serviços de gestão de Alojamento Local (incluindo reservas efetuadas através de plataformas como Booking.com, Airbnb ou VRBO) ou das diligências pré-contratuais tendentes à eventual contratação, estendendo-se a terceiros, quando necessário para a perfeita execução dos serviços a prestar.
3. Como e com que fundamento utilizamos os dados pessoais?
Os dados pessoais recolhidos são usados para diligências pré-contratuais, para a execução do contrato de gestão de Alojamento Local ou de reserva, e ainda para cumprimento de obrigações legais (nomeadamente fiscais e de registo de hóspedes) e marketing direto (tendo por base o fundamento do interesse legítimo), conforme explicação abaixo.
Os dados pessoais são tratados para disponibilizar informação solicitada pelo cliente ou proprietário e para poder orientar e gerir a relação contratual. Os seus dados são ainda tratados para cumprimento de legislação fiscal, de registo de Alojamento Local e sobre branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo, bem como na prossecução das nossas obrigações legais, regulatórias e de gestão de risco. São fundamentos de utilização:
• Prestação de consentimento: quando o titular presta o seu consentimento livre, esclarecido, específico e inequívoco, de forma escrita ou verbal.
• Diligências pré-contratuais: quando nos envia um pedido de informação através de e-mail, website, WhatsApp, ou de qualquer formulário disponível, a fim de pedir informações ou orçamentos sobre os nossos serviços de gestão de Alojamento Local.
• Execução de contrato: quando o tratamento de dados pessoais seja necessário para a execução do contrato de gestão de Alojamento Local com o proprietário, ou para a gestão da reserva e estadia do hóspede.
• Cumprimento de obrigação legal: quando o tratamento de dados pessoais seja necessário para cumprir uma obrigação legal, como a obrigação de identificação e registo de hóspedes, o pagamento da Taxa Municipal Turística (TMT), ou a comunicação de dados a entidades policiais, judiciais, fiscais ou reguladoras.
• Interesse legítimo: quando o tratamento de dados pessoais corresponda a um interesse legítimo da BE IN HOUSES, como o tratamento de dados para melhoria da qualidade do serviço e por razões de marketing e publicidade relacionadas com os serviços de gestão de Alojamento Local.
Ao subscrever a newsletter ou outros conteúdos gratuitos, são recolhidos dados pessoais como nome, e-mail e contacto telefónico, para efeitos de marketing direto relacionado com a atividade da BE IN HOUSES. Considera-se que o uso de dados para esse efeito não ofende interesses, direitos ou liberdades fundamentais do titular dos dados.
De todo o modo, ao titular dos dados é sempre facultada a opção de não receber mais publicidade.
4. Quem são os titulares de dados pessoais?
O utilizador pessoa singular a quem os dados dizem respeito — nomeadamente hóspedes, proprietários de imóveis ou seus representantes — mesmo que em representação de uma entidade coletiva, e que contratou ou demonstre qualquer intenção de contratar os serviços da BE IN HOUSES, através do website ou de outros meios, mesmo que mediante a simples submissão de um pedido de contacto.
5. Quais as categorias de dados pessoais a tratar?
GESTÃO DE RESERVAS (HÓSPEDES): nome, endereço de e-mail, contacto telefónico, número de identificação fiscal ou documento de identificação (quando exigido por obrigação legal de registo de hóspedes), morada, dados de check-in/check-out.
GESTÃO DE ALOJAMENTO LOCAL (PROPRIETÁRIOS): nome, endereço de e-mail, contacto telefónico, número de identificação fiscal, morada fiscal, dados bancários (para efeitos de faturação e repasse de valores), documento de identificação, dados do imóvel e do registo de Alojamento Local.
PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO DE CONTACTO: nome, endereço de e-mail e contacto telefónico.
AGENDAMENTO DE REUNIÃO/VISITA: nome, endereço de e-mail e contacto telefónico.
NEWSLETTER: endereço de e-mail.
TAXA MUNICIPAL TURÍSTICA (TMT): dados de hóspedes necessários ao cumprimento das obrigações declarativas junto dos municípios competentes.
[Nota: esta secção deve ser revista e ajustada assim que a Be In Houses definir as ferramentas e plataformas concretas usadas no website e no processo de reserva.]
6. Por quanto tempo tratamos os seus dados pessoais?
Os seus dados pessoais são tratados apenas pelo período necessário para a realização da finalidade definida e, consoante o que for aplicável, nomeadamente:
• Faturas, recibos e documentos contabilísticos: durante 10 anos, os dados necessários para informação à Autoridade Tributária para efeitos contabilísticos ou fiscais.
• Nome, endereço de e-mail, contacto telefónico e histórico de reservas ou de comunicações trocadas com o cliente/proprietário: durante o prazo da relação contratual acrescido de 20 anos, por ser o prazo de prescrição da responsabilidade civil contratual, conforme previsão do artigo 21.º, n.º 3 do RGPD.
• Dados de registo de hóspedes exigidos por obrigação legal: pelo prazo de conservação exigido pela legislação aplicável.
Depois de decorrido o respetivo período de conservação, os dados serão eliminados ou anonimizados, nos casos em que os mesmos não devam ser conservados para finalidade distinta que possa subsistir.
7. Com quem partilhamos os seus dados pessoais?
Os seus dados pessoais não são vendidos, alugados ou disponibilizados a terceiros para finalidades comerciais. A partilha dos seus dados pessoais com terceiros, de acordo com as disposições contratuais e legais em vigor, está restrita a:
• Entidades públicas, nomeadamente, mas sem limitar, Autoridade Tributária, Segurança Social, câmaras municipais (para efeitos de TMT e registo de Alojamento Local), entre outras.
• Plataformas de reserva através das quais os serviços são disponibilizados, como Booking.com, Airbnb e VRBO.
• Profissionais que colaborem com a BE IN HOUSES, em regime de contrato de trabalho ou prestação de serviços.
• Prestadores de serviços da BE IN HOUSES, nomeadamente de IT, no que respeita à instalação e manutenção de softwares usados, fornecedores de serviços de marketing, de gestão de clientes, de contabilidade e de assessoria jurídica.
Quando necessário ou exigido, os dados pessoais também podem ser partilhados com autoridades reguladoras, tribunais e entidades oficiais. Embora seja pouco provável, poderemos ser obrigados a divulgar os seus dados para cumprir exigências legais. Faremos esforços razoáveis para notificá-lo antes dessa partilha, a não ser que sejamos legalmente impedidos de o fazer.
8. Como protegemos os dados pessoais?
Estão implementadas as medidas lógicas, físicas, organizativas e de segurança adequadas, necessárias e suficientes para proteger os seus dados pessoais contra a destruição, a perda, a alteração, a difusão, o acesso não autorizado ou qualquer outra forma de tratamento acidental ou ilícito.
9. Para que países transferimos os dados pessoais?
Caso a prestação de serviços envolva a utilização de plataformas externas (como plataformas de reserva) ou a interação com entidades estabelecidas fora de Portugal, poderá ser necessário proceder à transferência dos seus dados pessoais para países terceiros.
Sempre que tais transferências ocorram para fora do Espaço Económico Europeu ("EEE") e para países que não beneficiem de decisão de adequação da Comissão Europeia, o tratamento será efetuado em estrito cumprimento do Capítulo V do RGPD, garantindo-se a adoção de mecanismos de proteção adequados, como cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia, regras vinculativas aplicáveis às empresas ou outras garantias reconhecidas pela legislação aplicável. Em qualquer caso, o cliente será informado, sempre que possível, sobre as categorias de destinatários e as medidas de segurança adotadas para salvaguardar os seus dados.
10. Usamos tecnologia de automação e/ou inteligência artificial?
No âmbito da execução dos serviços e da gestão da relação com hóspedes e proprietários, poderemos recorrer a ferramentas tecnológicas que incorporam funcionalidades de inteligência artificial (IA), nomeadamente para efeitos de apoio ao cliente, personalização de comunicações, otimização de processos internos e/ou análise de dados.
Sempre que o uso destas tecnologias envolva o tratamento de dados pessoais, o mesmo será efetuado com base em fundamento jurídico legalmente admissível, para cada caso em concreto, garantindo que não são tomadas decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente os titulares dos dados sem intervenção humana significativa, nos termos do artigo 22.º do RGPD.
Caso sejam utilizados sistemas de IA fornecidos por terceiros, asseguramos que esses fornecedores cumprem as normas de proteção de dados aplicáveis na União Europeia e que são adotadas medidas contratuais e técnicas adequadas para salvaguardar a segurança e confidencialidade das informações.
11. Quais são os seus direitos e como os pode exercer?
• Direito de acesso – consiste no direito a obter a confirmação de quais são os seus dados pessoais que são tratados e informação sobre os mesmos.
• Direito de retificação – consiste no direito de solicitar a retificação dos seus dados pessoais que se encontrem errados/desatualizados ou solicitar que aqueles, quando incompletos, sejam completados.
• Direito ao apagamento dos dados ou "direito a ser esquecido" – consiste no direito de obter a eliminação dos seus dados pessoais, desde que não se verifiquem fundamentos válidos para a sua conservação.
• Direito à portabilidade – consiste no direito de receber os dados que forneceu em formato digital de uso corrente e de leitura automática, ou de solicitar a transmissão direta dos seus dados para outrem que passe a ser o novo responsável.
• Direito a retirar o consentimento ou direito de oposição – consiste no direito de se opor ou retirar o seu consentimento, a qualquer momento, a um tratamento de dados.
• Direito de limitação – consiste no direito a solicitar a limitação do tratamento dos seus dados pessoais, sob a forma de suspensão do tratamento ou limitação do âmbito do tratamento a certas categorias de dados ou finalidades.
• Direito a reclamar – consiste no direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo, a CNPD, para além da empresa.
O exercício dos direitos é gratuito, exceto se se tratar de um pedido manifestamente infundado ou excessivo, caso em que poderá ser cobrada uma taxa razoável tendo em conta os custos. As informações devem ser prestadas por escrito, mas se o solicitar, podem ser prestadas oralmente. A resposta aos pedidos deverá ser prestada no prazo máximo de 30 dias, salvo se for um pedido especialmente extenso ou complexo.
Exerça os seus direitos através do seguinte endereço: mailto:info@beinhouses.com.
No mais, dispõe do direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo, a CNPD (www.cnpd.pt (http://www.cnpd.pt/)), caso considere que não foram cumpridos os requisitos do RGPD ou da legislação nacional aplicável no que diz respeito aos seus dados pessoais.
A nossa Política de Privacidade pode ser alterada a qualquer momento; faremos um esforço para o informar das alterações, mas aconselhamos a leitura da mesma antes da formalização de qualquer reserva ou contrato.